Jak firma z Rybnika przetestowała open innovation z Quiero Innovar — studium przypadku

Otrzymaliśmy niedawno wiadomość od czytelnika — właściciela średniej wielkości firmy produkcyjnej z okolic Rybnika, który chciał zostać anonimowy, ale zgodził się opowiedzieć nam o tym, jak jego zespół szukał innowacji poza własnymi murami. Historia zaczyna się w momencie, gdy zarząd uznał, że wewnętrzne pomysły się wyczerpały, a konkurencja coraz śmielej sięga po rozwiązania z zewnątrz. Postanowili sprawdzić, czy platforma Quiero Innovar rzeczywiście może dostarczyć im wartości w mniej niż dwa miesiące.

Poniżej opisujemy przebieg projektu — z perspektywy redakcji, która śledziła ten proces krok po kroku. Nie podajemy nazwisk, danych kontaktowych ani szczegółów, które mogłyby zidentyfikować bohaterów. Skupiamy się na decyzjach, przeszkodach i liczbach.

Punkt wyjścia: konkretny problem, nie ogólne „szukanie innowacji”

Firma od lat produkuje komponenty dla przemysłu maszynowego. Wąskim gardłem okazała się kontrola jakości — ręczne pomiary zajmowały zbyt wiele czasu, a koszt błędów rósł wraz z liczbą zamówień. Zespół sformułował wyzwanie: znaleźć rozwiązanie do automatycznej weryfikacji wymiarów, które da się wdrożyć w istniejącej hali, bez wymiany całej linii.

To był pierwszy punkt decyzyjny. Zamiast pisać ogłoszenie o współpracy z startupami, precyzyjnie opisali ograniczenia: budżet do 120 tys. zł, integracja z obecnym systemem MES, termin wdrożenia pilotażu — 6 tygodni. Jak się później okazało, ta konkretność miała kluczowe znaczenie.

Wybór platformy i pierwsze dni

Właściciel przyznał, że rozważał kilka ścieżek: agencję pośredniczącą, bezpośrednie zapytania do funduszy venture, wreszcie platformę Quiero Innovar. Zdecydował się na tę ostatnią, bo zaproponowała gotowy proces: od publikacji wyzwania do listy zweryfikowanych startupów. Nie musiał samodzielnie docierać do dziesiątek zespołów w Polsce i za granicą.

W pierwszym tygodniu opublikowano opis wyzwania. W drugim — platforma dostarczyła wstępną listę dopasowanych firm. W trzecim zespół odbył pięć rozmów zdalnych. Czwarty tydzień to warsztaty techniczne z trzema najciekawszymi kandydatami. Piąty — wybór jednego partnera i negocjacje zakresu pilotażu. Szósty — podpisanie umowy i start wdrożenia.

Łącznie od publikacji wyzwania do uruchomienia pilotażu minęło 38 dni. To mniej niż deklarowane 45 dni, o których mówi dostawca.

Przeszkody, które się pojawiły

Nie było idealnie. Po pierwsze, dwóch z pięciu zaproszonych startupów nie mogło sprostać wymogowi integracji z MES — ich technologie działały w chmurze, co rodziło obawy o opóźnienia na hali. Po drugie, jeden z kandydatów działał głównie w Hiszpanii i nie miał doświadczenia z polskimi normami przemysłowymi. Po trzecie, wewnętrzny dział IT początkowo blokował dostęp do danych produkcyjnych, obawiając się wycieku know-how.

Zespół projektowy rozwiązał te problemy etapowo: odrzucono dwie propozycje, dla hiszpańskiego startupu zorganizowano dodatkowe konsultacje z polskim integratorem, a dział IT otrzymał umowę NDA i ograniczony zakres danych testowych. To pokazuje, że open innovation nie eliminuje ryzyka — przenosi je wcześniej, na etap rozmów, zamiast na etap wdrożenia.

Mierzalne efekty po 90 dniach

Po trzech miesiącach od startu pilotażu firma odnotowała:

• skrócenie czasu kontroli jakości o 42% na linii objętej testem,
• redukcję liczby reklamacji wewnętrznych o 17%,
• oszczędność ok. 9 tys. zł miesięcznie na roboczogodzinach,
• jednego nowego partnera technologicznego, z którym podpisano list intencyjny na kolejne wdrożenie.

Co istotne, zespół nie musiał zatrudniać nowych osób ani budować działu R&D od zera. Skorzystał z gotowego pipeline'u, który — jak podkreślał właściciel — „przyszedł już przefiltrowany”.

Co by zrobili inaczej?

W rozmowie po projekcie pojawiły się trzy wnioski. Po pierwsze, warto wcześniej zaangażować dział IT i prawnego — nie po wyborze startupu, lecz przed publikacją wyzwania. Po drugie, kryteria oceny powinny być znane wszystkim interesariuszom, nie tylko zarządowi. Po trzecie, dobrze jest zaplanować budżet na integrację, który często bywa wyższy niż sam koszt licencji.

Anonimowy przedsiębiorca dodał jeszcze jedno: „Nie szukaliśmy wynalazku na miarę Nagrody Nobla. Chcieliśmy rozwiązania, które zadziała u nas w hali”.

Szerszy kontekst dla firm z regionu

Rybnicki okręg przemysłowy zmaga się z podobnymi wyzwaniami: rosnącą konkurencją, presją kosztową i niedoborem specjalistów. Open innovation — rozumiana jako świadome łączenie firm z zewnętrznymi zespołami — przestaje być domeną korporacji. Coraz częściej sięgają po nią średnie firmy, które nie mają własnych laboratoriów, ale mają konkretne problemy do rozwiązania.

Z perspektywy biura rachunkowego widzimy, że takie projekty mają też wymiar podatkowy i kadrowy. Współpraca ze startupem może przybrać formę umowy B2B, licencji, joint venture albo pilotażu badawczo-rozwojowego — a każda z tych form rodzi inne skutki w księgowości i rozliczeniach z ZUS. Warto zaplanować je z wyprzedzeniem, zanim podpisze się pierwszą umowę.

Jeśli szukasz sprawdzonego sposobu na połączenie z startupami z LATAM i Hiszpanii, sprawdź, jak działa proces scoutingowy i weryfikacja startupów w Quiero Innovar. To może być pierwszy krok do własnego pilotażu — z jasnym terminem i mierzalnym celem.

Nie każde wyzwanie korporacyjne kończy się wdrożeniem. Ale te, które zaczynają się od precyzyjnego pytania i realnego budżetu, mają znacznie większe szanse. Nasz czytelnik przekonał się o tym w 38 dni.